PENIPUAN DAN PENGAMANAN KOMPUTER
Penipuan Dan Penyalahgunaan Komputer
Terdapat dua pandangan yang bertentangan tentang penipuan secara umum dan penipuan secara khusus. Jarang didapat bukti-bukti. Pandangan yang pertama menyatakan bahwa sangat sedikit kasus yang ada dan masalahnya sangat kecil. Beberapa kasus dilaporkan dan memang benar. Pandangan yang berlawanan menyatakan bahwa ini disebabkan oleh tidak adanya dorongan bagi perusahaan untuk melaporkan penipuan komputer. Sebagian besar penipuan yang tidak diumumkan dan memang belum ditemukan.
Seseorang dapat menganggap penipuan dan penyalahgunaan komputer sebagai masalah yang tidak penting. Ada kecenderungan bahwa kriminalitas di bidang komputer akan bertambah karena adanya migrasi sistem usaha ke bidang komputer. Kejahatan cenderung mnegikuti kesempatan. Jika kesempatannya ada pada sistem komputer kriminalitas akan menemukannya. Ini sudah berlangsung di Amerika Utara dimana penerobosan terhadap sistem komputer lebih besar dibandingkan di Eropa.
Tidak semua penipuan komputer merupakan hal yang remeh. Kasus dari perusahaan Equity Funding Life Insurance di Los Angeles, California telah menjadi pembicaraan secara luas. Petugas dan karyawan telah mebuat 63000 polis asuransi palsu dalam waktu 3 tahun, yang bernilai $1600 juta. Mereka menjual polis palsu ini keperusahaan asuransi yang lain sebagai bisnis reasuransi. Sebuah penipuan yang melibatkan persekongkolan massal, termasuk programmer komputer. Programmer membuat program yang diperlukan untuk menciptakan polis palsu tersebut, membayar komisi, menciptakan laporan palsu, memelihara keseimbangan, dan berhubungan luar dengan usaha yang sebenarnya.
Kasus ini sangat berarti karena ukurannya. Komputer secara kebetulan menyebabkan penipuan utama. Komputer diperlukan untuk mengolah sejumlah besar transaksi palsu dan kertas kerja.
Penipuan komputer biasanya dibagi menjadi dua kelas: penipuan pemakai dan penipuan teknis. Penipuan teknis meliputi semua hal yang memerlukan kemampuan berhitung seperti pengetahuan tentang penrograman. Penipuan perubahan program dan sistem termasuk dalam kategori ini. Meskipun penipuan seperti itu menakjubkan tetapi terhitung jarang dilakukan, dan hamper semua penipuan komputer mengikuti pola lama. Memalsu berkas masukan memerlukan tingkat kemampuan yang lebih rendah. Rekaman memperlihatkan bahwa semua tipuan lama masih digunakan. Pada kenyataannya ada kecenderungan bahwa penegndalian kuno cenderung keliru seperti sistem komputer yang diperkenalkan, khususnya dalam instalasi bersksala kecil sampai menengah. Pemisahan tugas sulit dicapai jika terdapat karyawan yang lebih sedikit dibandingkan pada sistem tata usaha yang kuno. Fleksibilitas yang tinggi dari sistem dasar komputer mendorong penggabungan tugas sehingga karyawan cenderung mencakup lebih banyak aspek pekerjaan seperti pengolahan pesanan penjualan.
Banyak kesempatan penipuan yang muncul dari rancangan sistem yang buruk. Aturan 80:20 sering diterapkan. Sistem komputer mengatasi hamper semua akses. Hal ini biasanya mudah, karena sebagian besar transaksi dapat ditangani dengan relative mudah. Hanya yang ganjil yang menyebabkan kesulitan. Contoh klasik adalah pembayaran suatu pekerja yang dikontrak, bukan pada daftar upah atau pembayaran kepada beberapa suplai luar negeri yang menggunakan mata uang asing. Sistem manual memiliki kebiasaan untuk menangani semua ini. Sering kesalahan muncul dari spsesifikasi yang buruk. Pemakai yang potensial sering menegaskan hanya setengah dari masalahnya, karena dia tidak mempercayai sistem komputerakanmelakukan semuanya. Ini adalah masalah yang sebenarnya karena manajer kadang-kadang tidak tahu bagaimana kompleks dunia sebenarnya.
Kesempatan melakukan penipuan muncul karena sistem manual dengan pengendaliannya telah hilang dari pandangan. Seseorang sering dipercaya untuk menyelesaikan semua masalah yang ganjil, tanpa pemisahan tugas. Pemikiran orang tersebut biasanyasangat berharga dan masuk akal. Kesempatan muncul karena pembatasan dari sistem pembayaran yang normal. Seseorang diberi wewenang terlalau banyak dengan sedikit atau tanpa control. Perusahaan tidak menerapkan proses pemeriksaan penerimaan tenaga kerja seperti biasanya. Perusahaan mengambil pekerja dengan kedudukan sementara, dan kemudian memindahkannya menjadi karyawan tetap.
Sistem komputer sangat mudah terkena semua bentuk ancaman yang disengaja. Sistem yang rapuh adalah yang berkaitan dengan cashflow atau pelayanan pelanggan. Perubahan dalam beberapa tahun terakhir semakin meningkatnya kerapuhan. Simpanan lebih rendah dan skala waktu lebih pendek; pengaruh gangguan terlihat cepat.
Tindakan yang baik disini adalah dengan membuat kebijaksanaan karyawan yang adil. Lebih jauh, tugas harus dipisahkan sehingga tidak ada seorang pun yang memiliki pengendalian total misalnya atas penanganan file. Pemisahan ini mungkin sulit dilakukan pada sistem instalasi kecil. Salinan data yang penting harus harus disimpan ditempat lain untuk menghindari kejadian yang tak terduga. Tindakan pencegahan tersebut termasuk perlindungan terhadap penghancuran akibat dendam. Sikap karyawan sangat penting dalam pencegahan suatu penipuan.
Asumsinya adalah bahwa bukti komputer yang tidak kuat sekarang ini tidak dapat diterima dalam kasus criminal. Masalahnya sekarang adalah apa yang harus dilakukan jika penipuan ditemukan. Manajemen perusahaan harus menentukan kebijaksanaan yang jelas pada masalah ini sebelum terjadi. Bahkan jika terdapat bukti yang jelas ini mungkin tidak mencukupi untuk dibawa ke pengadilan. Petunjuk yang baikterdaoat dalam buku kecil dari CIPFA. Setiap orang yang menghadapi bukti penipuan harus membaca buku ini, sehingga dapat mempersiapkan segala sesuatunya bila penipuan terjadi.
Pengamanan Komputer
Ada dua bentuk ancaman : kecelakaan dan disengaja. Kebakaran dapat disebabkan oleh kecelakaan, tetapi pembakaran dengan sengaja selalu merupakan kemungkinan yang harus dipikirkan. Ancaman yang disengaja selalu disertai dengan keinginan manusia. Pertahanan melawan ancaman disengaja harus diperhitungkan. Kita harus melindungi sistem terhadap serangan atau kegagalan. Pertahanan yang digunakan disebut tindakan balasan.
Lingkungan fisik memiliki pengaruh yang besar pada sistem pengamanan komputer. Pertimbangan yang tepat mengenai factor-faktor seperti tempat, rancangan bangunan dan konstruksi adalah penting. Gedung yang sudah ada dapat memiliki masalah pengamanan yang tak terpecahkan, karena rancangan bangunan, konstruksi, atau tempat bangunan sudah tidak mungkin diubah.
- Lokasi
Lokasi instalasi komputer menimbulkan beberapa resiko yang mempengaruhinya. Beberapa tempat merupakan sasaran risiko alam seperti cuaca dan stabilitas (atau sebaliknya) tanah itu sendiri. Tempat itu juga menjadi sasaran lingkungan yang dihasilkan dari aktivitas manusia disekitarnya. Ada kemungkinan tidak ada kesempatan untuk memilih tempat yang baik. Instalasi harus menggunakan tempat yang sudah dipilih oleh organisasi karena alasan tertentu. Risiko berasal dari tempat itu harus diperkirakan tanpa memperhatikan apakah komputer ditempatkan di lokasi perusahaan yang sudah ada atau di tempat yang dipilih khusus. Risiko ini perlu ditinjau dari wkatu ke waktu.
- Risiko Alam
Cuaca dan akibatnya merupakan risiko alam yang terpenting untuk banyak tempat. Angin, hujan, salju dan es menimbulkan akibat yang jelas bahkan sering dramatis. Hanya sedikit tempat yang tahan terhadap kondisi cuaca buruk. Banjir umumnya akibat hujan deras, tetapi dapat dihindari dengan memilih tempat yang kering yang baik pada dataran tinggi. Kilat jarang menyebabkan kerusakan struktur gedung mutakhir yang pencegahannya tepat, tetapi dapat memberikan efek pada suplai tenaga listrik ditempat itu. Tanah longsor sudah sangat umum, sering dihubungkan dengan bergeraknya air dibawah tanah. Hal ini dapat menyebabkan suatu tempat tergenang lumpur, seperti di Aberfan pada tahun 1966.
Langkah yang tepat pada tahap perancangan gedung dapat mengurangi atau menghilangkan banyak masalah yang berhubungan dengan tempat tertentu.
- Risiko Lingkungan
Kegiatan orang disekitarnya jelas merupakan resiko lebih lanjut. Pelayanan umum sangat penting bagi setiap instalasi. Ini termasuk penyediaan listrik, gas, air, pembuangan air, pembuanagn kotoran , telekomunikasi, dan transportasi. Biasanya sulit menghadapi risiko sosial politik, perusak, demonstran, perusuh dan teroris. Semuanya ini dapat mengacaukan operasi, atau bahkan menghancurkan instalasi itu. Tempat yang tidak menarik perhatian dalam suatu lingkuang yang baik merupakan garis pertahanan pertama yang baik untuk menghadapi risiko ini. Pemilihan suatu lokasi yang cocok dapat mengurangi jumlah risiko fisik. Mungkin lebih ekonomis untuk memperkenalkan tindakan balasan yang cocok pada rancangan model gedung dan konstruksinya daripada mempergunakan tempat yang aman tapi mahal.
Manajemen yang baik bergerak mengikuti perubahan lingkungan dan mengambil manfaatnya. Jiak anda tidak tahu tempat yang akan anda hadapi, maka sebaiknya berbuatlah demikian.
- Konstruksi dan Perancangan Gedung
Gedung yang menjadi tempat insatalasi punya peran yang penting untuk pengamanan. Gedung menyediakan akomodasi bagi sistem komputer, karyawan, dan pelayanan tambahan. Kegagalan atau kelemahan dalam perencanaan akan mempengaruhi instalasi. Gedung mungkin dibangun dengan tujuan khusus atau disesuaikan dengan akomodasi lain yang sudah ada. Sistem komputer mungkin merupakan kegiatan satu-satunya ditempat itu, atau mungkin juga merupakan bagian dari kegiatan kompleks yang lebih besar. Sebaiknya digunakan teknik konstruksi dari bahan yang konvensional. Ini menghilangkan resiko yang tak diketahui dari metode baru yang belum pernah diujicoba. Struktur bahan seharusnya tahan api. Konstruksi kedap suara dapat menghilangkan banyak masalah.
Rancangan dan Tata Letak harus menghindarkan terbentuknya tempat-tempat yang tersembunyi. Bagian luar yang rata diharapkan dapat mengurangi kemungkinan meledaknya atau terbakarnya peralatan yang tersembunyi. Jika gedung dipartisi maka pemisahan baik secara vertical maupun horizontal harus tepat. Bagian komputer harus dipisahkan dari kegiatan lain oleh dinding atau sekat tahan api dan banjir, begitu juga dengan lantai dan langit-langit. Keterpaduan dinding ini harus dipelihara sepanjang umur gedung itu. Luabng yang cukup kecil untuk kabel dan layanan yang lain dapat merugikan, dan mengurangi efektifitas pemadaman api dengan aliran gas. Lantai bawah tanah harus dilengkapi dengan saluran pembuangan air, pompa, dan pengamanan lainnya.
- Suplai daya Listrik
Tak ada komputer yang dapat beroperasi tanpa itu dan banyak pelayanan atau peralatan tambahan yang kurang terlihat yang sangat bergantung pada kelangsungan suplai listrik. Suplai umum bisa gagal oleh bermacam-macam factor, termasuk kerusakan tak disengaja pada jaringan suplai, kegiatan industry, atau pembebanan pada periode puncak. Gangguan suplai listrik dapat melanda daerha yang luas. Gangguan transien yang disebabkan oleh sambaran petir dan kegagalan peralatan listrik bisa terjadi. Peralatan listrik lain yang berdekatan engan elevator atau alat mesin lainnya dapat menimbulkan transien pada suplai atau menghasilkan getaran. Peralatan dapat diisolasi dari perubahan-perubahan singkat dengan menggunakan perangkat motor-alternator. Alat ini berfungsi sebagai penyangga antara sumber utama dan unit suplai daya komputer, dan dapat mengatasi gangguan transien hingga 100milidetik. Penambahan gaya pada motor alternator dapat meningkatkan kemampuan menjadi beberapa detik. Berbagai bentuk suplai daya tahan putus dapat diperoleh dipasaran. Alat ini mengambil alih beban secara otomatis ketika aliran listrik ke instalasi terputus. Generator diesel dan perangkat turbin gas juga banyak tersedia. Generator ini menyediakan daya selama bahan bakar masih didapat. Peralatan ini diatur dengan roda penggerak otomatis. Generator cadangan yang didukung oleh suplai daya tahan-putus berbaterai dapat menyediakan suplai listrik untuk waktu tak terbatas. Kerugiannya ialah biaya awal dan perawatannya yang tinggi. Penyediaan bahan bakar harus diatur dengan baik. Pompa bahan bakar harus berdiri sendiri, tidak tergantung pada suplai listrik umum. Sebuah contoh dilaporkan dari New York, tanki bahan bakar diletakkan di lantai bawah tanah suatu gedung pencakar langit. Listrik pompa bahan bakar ke generator dieselnya disuplai dari baterai.
- Pengaturan Suhu Udara
Kondisi yang berubah-ubah dapat menyebabkan pemanasan berlebihan pada komponen, pengembunan uap air (khususnya jika peralatan dimatikan) dan menimbulkan dampak listrik statis. Udara yang terlalu kering dapat menyebabkan pelengkungan kartu dan pita magnetic. Alat tulis menulis dapat rusak dalam kondisi yang ekstrim dan menjadi tidak berguna. Pengatur udara untuk instalasi komputer sebaiknya dipisahkan sama pendingin dan banyak lagi, perlu dipisahkan dari sistem lainnya jika perlu. Dalam beberapa hal distribusi udara yang diatur komputer dan peralatan tambahannya harus dipisahkan sama sekali dari yang digunakan ditempat lain. Lebih baik lagi saluran yang masuk ke ruangan tidak boleh melewati ruang komputer. Seluruh sekat saluran dan sambungan, termasuk penghalang gas harus bersifat tak mudah terbakar. Peralatan pengatur udara biasanya dihubungkan dengan sistem alarm kebakaran. Jelasnya supali udara harus dihentikan jika ada kebakaran karena kalau tidak justru akan menhembus api sehingga membesar.
- Pengendalian Jalan Masuk
Jalan masuk dan keluar yang normal harus melalui satu titik akses (raih) yang terkendali dan terawasi dengan benar. Sistem harus dapat membuat rekaman siapa saja yang hadir setiap waktu, sehingga ada catatan pertanggungjawaban yang benar. Rancangan instalasi harus diatur untuk memperkecil arus lalu lintas antar wilayah pengendalian yang berbeda. Banyak instalasi memiliki kekurangan yang serius dalam pengendalian akses dan hanya menggunakan perlindungan tanda pengenal. Kepemimpinan manajemen yang kuat diperlukan untuk mengatasi dan memelihara pengendalian akses fisik yang memadai. Sistem juga dapat memberikan perlindungan karyawan dari para pengacau (pencuri atau teroris) dan membuat para karyawan merasa lebih aman. Manajer harus menjelaskan mengapa sistem itu ada disana, bagaimana menggunakannya, dan sangsi apa yang dikenakan bila penggunaan tanpa izin. Ketiga cara dasar untuk membatasi dan mengendalikan akses itu adalah menggunakan tenaga manusia, menggunakan kunci mekanik dan menggunakan berbagai sistem elektronik.
SIKLUS PENJUALAN, PENDAPATAN DAN PENAGIHAN KAS
Siklus Penjualan
Pembahasan sistem penjualan dibagi kedalam dua macam sistem yaitu :
- Sistem penjualan tunai pada toko eceran
- Sistem penjualan kredit pada pedagang besar
Sistem penjualan tunai pada toko eceran
Pada sistem ini, apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa. Selain itu barang yang dibeli dibawa langsung oleh pembeli. Oleh karena itu tidak perlu ada prosedur pengiriman barang pada toko penjual.
- Informasi yang pada umumnya dibutuhkan
Pada toko pengecer yang masih menggunakan akuntansi persediaan secara periodic/pisik(perusahaan tidak akan mencatat mutasi tiap jenis barang setiap saat), informasi yang dibutuhkan adalah :
1. Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai setiap hari
2. Jumlah kas yang disetorkan ke bank setiap hari
Pada toko yang menggunakan akuntansi persediaan perpetual (dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu dicatat, setiap mesin kas register yang dirancang khusus, dihubungkan dengan komputer induk), informasi yang dibutuhkan manajemen yaitu :
1. Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai tiap hari
2. Jumlah kas yang disetor ke bank tiap hari
3. Jumlah penjualan tiap jenis barang setiap periode tertentu
- Organisasi
Fungsi-fungsi yang ada pada kebanyakan toko pengecer adalah :
1. Pramuniaga
2. Kassa
3. Penyerahan barang
Pada toko-toko swalayan jumlah tenaga pramuniaga bisa sangat sedikit, karena fungsi yang ada biasanya :
1. Kassa
2. Petugas yang membantu mengemas barang
- Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai meliputi :
1. Buku jurnal penerimaan kas
2. Rekening buku besar yaitu rekening kas, dan penjualan
Pada toko eceran yang mengoperasikan POS (Point of Sale) terdapat pula
3. Buku pembantu persediaan untuk setiap jenis barang
- Bukti transaksi
Bukti transaksi yang digunakan meliputi :
1. Faktur penjualan tunai
2. Bukti kas masuk
3. Pita kas register
Mesin kas register selalu dilengkapi denganpita penjumlahan. Selain pita yang biasanya diserahkan kepada pembeli setelah pembeli membayar, di dalam mesin masih terdapat pita lain yang untuk mencetak penerimaan-penerimaan kas suatu hari. Mekanisme pengawasan dan penggunaan kas register pada umumnya sebagi berikut :
a. Pada saat toko mau buka, alat penghitung pada kas register saldonya dinolkan. Mesin kemudian dikunci dan kuncinya dipegang pejabat lain(biasanya pengawas).
b. Pada setiap saat tertentu (dua,tiga,empat jam atau satu hari), mesin dibuka pita kas register dan uang diambil oleh pejabat tertentu. Jumlah uang yang diambil harus sama dengan jumlah yang tertera dalam pita.
4. Bukti setor bank (apabila uang disetorkan ke bank, maka dari bank akan diperoleh bukt setor bank)
- Sistem pengendalian intern
Aspek sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai pada toko pengecer meliputi :
1. Fungsi pramuniaga, kassa, penyerahan barang, dan akuntansi hendaknya dipisahkan
2. Kunci kas register harus dipegang petugas selain kassa
3. Petugas yang melakukan rekonsiliasi laporan bank tidak merangkap sebagai kasir.
4. Penjualan tunai diotorisasi oleh bagian kassa setelah menerima pembayarn, dengan cara menempel pita kas register, atau dengan member cap lunas.
5. Bagian kassa sebaiknya memiliki daftra harga barang untuk mengecek kebenaran harga satuan dari barang yang dijual
6. Pramuniaga dilarang membawa tas ke tempat kerja
7. Jumlah kas suatu hari sebaiknya disetor ke bank hari itu juga, atau selambat-lambatnya satu hari berikutnya
8. Setoran ke bank harus dalam jumlah dan bentuk yang utuh
- Bagian alir arus dokumen
Sistem penjualan kredit
- Prosedur yang membentuk sistem
a. Prosedur pesanan penjualan
Informasi umum yang dibutuhkan :
· Pesanana-pesanan yang belum dapat dipenuhi
· Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu
b. Prosedur persetujuan kredit
Informasi yang dibutuhkan manajemen meliputi :
· Jumlah penjualan kredit yang diberikan
· Jumlah permintaan kredit yang tidak dapat dipenuhi
· Jumlah kredit yang menunggak
c. Prosedur pengiriman barang
Informasi yang ingin diketahui manajemen :
· Rute pengiriman
· Pada suatu saat barang yang dikirim sudah sampai di mana
d. Prosedur pembuatan faktur
Informasi yang ingin diketahui manajemen :
· Pengiriman barang yang belum dibuat fakturnya
e. Prosedur akuntansi penjualan kredit
Termasuk dala prosedur ini adalah bagaimana transaksi penjualan kredit dicatat. Hal ini akan diuraikan lebih lanjut dalam catatan akuntansi, dan bukti transaksi yang digunakan.
- Catatan Akuntansi
Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara perpetual, maka catatan akuntansi yang digunakan :
· Buku jurnal penjualan
· Rekening buku besar piutang dagang, penjualan, retur dan potongan penjualan, potongan tunai penjualan, persediaan dan harga pokok penjualan
· Rekening pembantu piutang pada tiap pelanggan
· Rekening pembantu persediaan untuk jenis barang
Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara periodic/pisik, maka buku-buku yang dipakai adalah :
· Buku jurnal penjualan
· Rekening buku besar piutang dagang, penjualan, retur dan potongan penjualan, potongan tunai penjualan, baiay angkut penjualan, pembelian, retur dan potongan pembelian, potongan tunai pembelian dan biaya angkut pembelian
· Rekening pembantu piutang pada tiap-tiap langganan
- Bukti transaksi/formulir yang digunakan
a. Pesanana penjualan
b. Perintah pengiriman barang
c. Faktur (penjualan)
- Aspek pengendalian intern pada sistem penjualan
a. Bagian/petugas penyimpanan barang harus dipisahkan dengan bagian/petugas pencatatan
b. Pejabat yang member persetujuan penjualan kredit harus dipisah dari bagian penjuala
c. Penjualan kredit harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
d. Faktur(penjualan) harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
e. Pembukuan hanya dilakukan bila bukti-bukti seudah lengkap dan benar
f. Surat pesanana penjualan/faktur sebaiknya dibuat bernomor urut tercetak
g. Secara periodic dilakukan pemcocokan antara saldo rekening piutang dengan saldo-saldo rekening pembantu piutang
h. Secara periodic dilakukan pengiriman surat pernyataan piutang
- Bagian alir arus dokumen dalam sistem penjualan kredit
Asumsi mengenai bagian terkait
a. Penjualan : menerima dan mengedit pesanan pelanggan
b. Kabag keuangan : menyetujui/menolak penjualan kredit pada tiap pelanggan dianggap perusahaan masih relative kecil, sehingga persetujuan penjualan kredit masih dirangkap oleh kabag. keuangan)
c. Gudang dan pengiriman : menyimpan barang dan mengirim barang
d. Penagihan : membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan
Siklus Pendapatan
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Siklus Penagihan Kas
Penagihan kas merupakan salah satu bentuk penerimaan kas, penagihan dapat dilakukan baik oleh juru tagih perusahaan, maupun oleh bank. Melalui transfer bank, pelanggan melakukan pembayaran dengan mengirim uang langsung ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan fotokopi bukti transfer bank. Melalui pos, mengirim cek dengan cara memasukkan cek ke dalam amplop, kemudian mengirimkannya seperti mengirim surat biasa. Bentuk-bentuk penerimaan kas :
1. Uang tunai
2. Cek, bilyet giro, bank draft
3. Voucher belanja
Pada perusahaan-perusahaan yang mempunyai petugas penagihan. Perusahaan-perusahaan yang mengandalkan penagihan-penagihan kepada pelanggan, seperti perusahaan asuransi, penerimaan kas dilakukan oleh juru tagih. Pada berbagai perusahaan lain, penerimaan kas mungkin dilakukan oleh kombinasi dari petugas-petugas di atas, ditambah dengan penggunaan jasa bank untuk penagihan-penagihan tertentu. Informasi untuk manajemen :
1. Berapa jumlah kas yang dimiliki perusahaan
2. Berapa jumlah yang masih dipinjam oleh pihak lain
Catatan akuntansi yang dipergunakan, yaitu jurnal penerimaan kas, rekening buku besar kas dan rekening-rekening yang berhubungan; rekening pembantu piutang. Bukti transaksi yang dipergunakan meliputi :
1. Faktur/nota penjualan tunai
2. Bukti kas masuk
3. Pita kas register
4. Kwitansi penagihan
5. Fotokopi bukti transfer bank
6. Bukti setor bank
Sistem pengendalian intern dalam sistem penagihan kas
- Juru tagih harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi
- Petugas yang melakukan rekonsiliasi laporan bank harus dipisahkan dari fungsi kassa
DAFTAR PUSTAKA
Wood Michael B, 1992, Pengenalan Keamanan Komputer( hal. 4 – 23 dan hal. 60 – 73), Jakarta, PT Elex Media Komputindo.
Drs. Narko, M.M., AKT, 2007, Sistem Akuntansi dilengkapi dengan soal jawab( hal. 70 – 106), Yogyakarta, Yayasan Pustaka Nusatama.
